“不能只是踩刹车,还要成为公司的动力部门,主动为公司创造价值”是当下企业对法务部门未来发展的展望。
近年来,许多公司开启了法务管理的信息化建设。意在通过法务流程的线上化、自动化促进业务的发展。
具体的落地情况如何,是否达到了预期的效果?
带着这些问题,上上签电子签约联合法务职业经理人平台LCOUNCIL举办了“法务信息化升级实践经验分享会”,好丽友集团中国区法务及知识产权负责人,总法律顾问张剑君就“从系统到中台,好丽友法务创新的三个阶段”做了深度分享。
本文摘自张剑君先生的现场分享。
一、2018年上线法务业务管理系统
提到好丽友,目前大众的认知更多停留在食品板块,实际上好丽友的业务还涉及影院、体育、生物医药等产业。所以单看合同审查需求,每年大约就有近万份合同需要审查。
从2018年开始,好丽友中国区的法务团队就跟内部的IT部门一起着手开发合同审查系统。系统在2018年12月上线之后,因为法务自始至终在介入,所以整个系统承接了各领域各模块对于合同审查的需求。
法务信息化建设开始了第一步。
此后对外签署合同都必须经过线上审核,这对当时有近1万多人的公司而言,面临一定的阻力。面对新的事物,当大家还不熟悉时,很难对法务团队产生信任。所以出现了包括合同审查为什么要用电子的形式、能不能特批等疑问。
经过约一年的时间,全公司已经习惯了通过系统在线审查合同。
二、2019年引入电子签约技术
2019年6月,好丽友正式引入了上上签电子签约。
为什么引入电子合同签署?
实际上我们每年有大约2000多家经销商,覆盖在全国31个省市自治区,因为很多经销商在三四线城市,所以合同从起草修订到沟通盖章,再回到北京总部,需要两至三周时间。
最重要的是签署合同过程中存在着造假问题,之前一旦发生纠纷或者诉讼,经销商会以“盖章或者签字不是本人行为”为由来应对,所以当时很坚决地引进了电子签。
它带给好丽友最大的好处是什么?
在导入上上签系统之前,我曾经问过经营管理部门,希望能将公司的经销商数据调出来,看一下整个经销商的情况。
当时输入“经销商”三个字之后,出来的很多不是准确数据。真正签署经销商授权协议的,还需要花很多时间筛查。
所以在此之前,公司很难准确统计“到底每天有多少家经销商”。
当时可能这家经销商已经成为了我们的经销商,但是由于合同还没过来,数据就没有录入到SAP,整个过程非常缓慢。
现在经销商在电子签约平台完成实名认证之后,平台收集的信息和数据会与SAP系统自动汇集,这样做能够始终保持公司基础数据的准确性和真实性,实现了经销商基础数据的动态管理。以往需要人工鉴别比对的工作现在完全交由系统自动比对,减少了这部分的工作量。
另外,经销商在实名签署经销商协议时,整个流程会通过上上签电子签约平台实时公证,降低了后期法务团队举证的难度。
所以通过电子签约中的实名认证:
第一,我们拿到的准确数据,是法务在公司经营管理中最重要的一个贡献;
第二,我们彻底能够杜绝这种造假。因为一旦开始签订电子合同,就会发现各种各样的问题,诸如有些经销商公司早已注销、资质过期、人证不符等。所以筛查出了一批不符合规范的经销商。
2020年疫情期间,我们正式宣布除一些特殊情况之外,所有好丽友对外签署的合同都必须签电子合同。
图片来源:好丽友官网
三、2021年全面对接电子签约,打造法务中台
在整个电子签的推进过程中,后续每一个业务部门在使用电子签约之后都有了自己的想法。
首先,人事部门想上线劳动合同,后续其他的管理部门,如物流部门提出整个物流的回单环节是否也能用电子签约技术。之前把货从工厂送到经销商的仓库必须经由物流公司配送。物流公司完成配送之后,经销商要纸质签字。
签字之后,这张纸会作为物流公司跟我们结算物流费用的凭证,基本会在一个月之后才能完成结算。所以我们就讨论在物流回单的基础上是否可以迅速签字,可能当月就能结算费用。
这样也能保证当月损益计算的准确性,否则每次都是“当月的损益却没包含当月的物流费”,这是很大的问题。
当很多业务部门提出这些需求之后,我们也进行了上下沟通。
从技术上讲,哪个部门想用这个系统,电子签名都必须经过刚才提到的法务合同管理系统,这会给我们造成很大的负担。另外,我们的数据安全也有可能会出现问题。因为可能会涉及物流公司等第三方,初期很难评估未来扩展的范围会有多大。
所以当时提出“是否能构建一个中台,相当于一个插销,将插销插到我们的服务器上,其他部门如果想用电子签约技术,即插即用”,无需再和法务的合同系统有关联。
今年我们打算将智能物流系统中的回单环节导入至系统中台,除此之外和经销商每月的费用对账单环节未来也有计划导入。
结语
随着企业规模不断扩大、业务的逐渐多元化,未来,这种“借助法务中台,实现从被动响应到主动赋能业务发展”的思路将成为主流。
据上上签电子签约介绍,在所服务的客户中,已经有一些500强企业的法务部门开始推动“法务中台建设”。通过集合各业务板块需求,利用后台诸如电子签约等技术手段,提供前台复用的公共能力,为业务发展提供敏捷高效与安全合规的双重法律保障。
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